Politique sur la protection des renseignements personnels

Qu’est-ce que la Politique sur la protection des renseignements personnels ?

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous permettre de comprendre la collecte, l’utilisation, la divulgation et la destruction de vos renseignements personnels faite par Groupe Vision Gestion. Nous avons à cœur de la confidentialité des renseignements personnels que vous nous fournissez.

En raison des tâches inhérentes aux mandats qui nous sont confiés, l’essentiel de nos services nécessitent de recueillir et utiliser des renseignements personnels que ce soit, par exemple, dans le cadre d’une consultation, pour une évaluation ou tout autre mandat.

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, vous acceptez que lesdits renseignements soient traités conformément à la présente Politique et vous autorisez également Groupe Vision Gestion et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées dans la présente Politique.

Groupe Vision Gestion est responsable du traitement de vos renseignements personnels. Et détermine à quelles fins et de quelle façon les renseignements personnels détenus seront traités.

Cueillette de renseignements personnels

Lors de vos communications avec nous, un certain nombre de renseignements personnels vous concernant doivent être recueillis. Dans le cadre de notre prestation de services et de nos activités, certains renseignements sont susceptibles d’être collectés, notamment :

• Des coordonnées : prénom, nom, adresse domiciliaire, numéro de téléphone (domiciliaire, cellulaire et/ou professionnel), adresse courriel ;
• Des renseignements personnels spéciaux (lorsque requis dans le cadre de la prestation de services) : diplômes scolaires, contexte de consultation, etc. ;
• Des renseignements commerciaux : rôle, poste, nom de la société et/ou de l’organisme, adresse de la société et/ou de l’organisme, liste des employés et leurs salaires, etc. ;
• Des documents d’identification et de vérification des antécédents : copie d’un permis de conduire, carte d’assurance maladie, passeport, etc. ;
• Des informations de facturation et de finances : adresse de facturation, coordonnées bancaires, données de paiement, états financiers, rapports d’impôts de la société et/ou personnels, mots de passe (institutions financières, organismes gouvernementaux, autres instances, etc.), relevé de comptes bancaires, liste des emprunts, copie de sauvegarde de la comptabilité maison, etc. ;
• Des consentements : lorsqu’un tel consentement est nécessaire pour le traitement des renseignements personnels ;
• Des préférences marketing, de communication et d’utilisation du site web : préférences de communication, commentaires et sondages auxquels vous répondez, préférences de consentement, renseignements recueillis par le biais de témoins de connexion, visites du site web et lecture du contenu, adresse IP, renseignements sur le réseau ; et
• Des renseignements publics : provenant des réseaux sociaux ou sites web publics, les interactions sur les réseaux sociaux.

Méthodes de collecte

L’essentiel des renseignements sont recueillis auprès de vous directement lors de nos échanges en vue de la prestation de services, ainsi que lors de vos visites sur le site web, de vos communications avec notre bureau par tout moyen et lors de vos inscriptions aux différentes activités organisées par Groupe Vision Gestion.

Des renseignements peuvent également provenir de votre institution financière, vos professionnels tels que comptable, notaire, fiscaliste, des différents sites web utilisés dans le cadre de nos activités, selon l’information recherchée, auquel cas un consentement explicite et exprès vous sera demandé afin d’obtenir l’information désirée auprès du tiers.

Assurez-vous de ne pas nous transmettre de renseignements personnels tant que nous ne vous avons pas confirmé par écrit que nous acceptons le mandat. Les courriers électroniques non sollicités provenant de personnes qui ne sont pas des clients ne créent pas une relation entre vous et Groupe Vision Gestion. Ces courriels pourraient ne pas être protégés par des obligations de confidentialité ou par le secret professionnel.

Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés aux fins suivantes, lorsqu’applicables :

• Pour la prestation de services : pour fournir des conseils et préparer les rapports nécessaires, obtenir des subventions ;
• Dans le cadre de relations d’affaires : personnaliser les services rendus, gérer et renforcer nos relations avec nos clients, établir la volonté de nos clients, solidifier nos liens avec nos partenaires commerciaux ;
• Afin de prévenir la fraude : vérification d’antécédents, divulgation requise aux termes de la loi ou de la réglementation en vigueur, transmission d’informations aux services chargés de l’application de la loi lorsque la réglementation le prévoit ;
• Pour procéder au recouvrement : s’assurer que les factures sont payées pour les services rendus ;
• Dans le cadre d’une réorganisation de l’entreprise : en cas de réorganisation du Groupe Vision Gestion nous pourrions devoir transmettre des informations dans le cadre d’une vérification diligente entreprise par l’autre société ;
• Pour la gestion des fournisseurs : gestion des services reçus par les fournisseurs de services ;
• Pour respecter la réglementation : satisfaire à nos obligations légales, réglementaires et de gestion des risques, dont par exemple les conflits d’intérêts, effectuer des vérifications diligentes sur des clients ;
• Pour des événements, du marketing et le développement d’affaires : pour l’organisation d’événements, vous informer des nouveaux services offerts, vous inviter à des événements susceptibles de vous intéresser ;
• Pour le recrutement : pour nous permettre d’analyser une candidature soumise et les aptitudes de l’appliquant, pour permettre au processus de recrutement de fonctionner ;
• Pour l’utilisation du site web : afin de s’assurer que le contenu mis en ligne est pertinent, les façons d’utiliser le site web par les visiteurs, s’assurer que la présentation du contenu en ligne est fonctionnelle pour les différents modes utilisés de connexion.

Partage de ces renseignements

Les renseignements personnels fournis sont susceptibles d’être partagés, notamment aux intervenants identifiés ci-après. Les renseignements partagés le seront dans le seul but d’atteindre l’objectif principal et légitime pour lequel ils ont été collectés ou à des fins compatibles avec cet objectif, ce ne seront que les renseignements nécessaires qui seront partagés :

• À nos fournisseurs de services et sous-traitants : il peut s’agir de nos fournisseurs de services TI, les services d’hébergement de données et autres. Ils pourraient avoir accès aux renseignements personnels ou pourraient avoir à les traiter, selon les services fournis. Les renseignements qui leur sont fournis sont ceux strictement nécessaires pour remplir les obligations prévues à leur contrat. Chacun des prestataires de services s’est engagé, par écrit, à respecter la confidentialité des données reçues ou rencontrées.
• Aux membres de notre équipe, aux institutions financières, autres professionnels, aux organismes gouvernementaux et paragouvernementaux : afin de nous permettre d’accomplir le mandat confié, nous pouvons s’entourer de professionnels.
• Aux autorités gouvernementales ou aux personnes chargées d’appliquer la loi : cela peut provenir de lois qui exigent la communication de certains renseignements, si une telle divulgation est requise par la loi ou si la divulgation est faite de bonne foi pour répondre à une exigence légale ou en réponse à une ordonnance d’un tribunal, d’une assignation à comparaitre, d’un mandat de perquisition ou pour collaborer avec les autorités gouvernementales ou les entités chargées de l’application de la loi ;
• L’acquéreur ou le cessionnaire de Groupe Vision Gestion : lorsque requis dans le cadre d’une réorganisation des activités du bureau, pour toute fusion, acquisition, financement, vente d’actifs, en cas d’insolvabilité, faillite, pour lesquels ces renseignements personnels pourraient être considérés comme des actifs commerciaux.

Conservation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont conservés conformément aux règles de conservation et pour une durée nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires, ainsi qu’aux obligations prévues dans la présente Politique. Les dossiers sont conservés au moins sept ans à compter de la date de fermeture, soit au moment où le mandat est effectué ou que le client a payé tous les honoraires dus.

Protection des renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont protégés conformément aux règles en vigueur, notamment par des protections physiques, techniques et administratives limitant ainsi le risque d’accès à vos renseignements personnels par une personne non autorisée. Vos renseignements sont donc protégés contre le vol, une perte ou une destruction accidentelle, un usage ou un accès non autorisé, une modification ou tout autre traitement proscrit de renseignements personnels.

Ainsi, seuls les membres du personnel ayant besoin d’avoir accès, de connaitre ou dont les fonctions exigent qu’ils aient connaissance des renseignements y ont accès. Tous les employés sont tenus à une obligation de confidentialité.

Soyez toutefois avisés qu’aucune communication de renseignements personnels par internet et aucun stockage électroniques ne sont 100 % sécuritaires. Groupe Vision Gestion ne peut garantir la sécurité des renseignements transmis de cette façon et vous l’acceptez, à vos propres risques. Le bureau ne peut pas non plus garantir que lesdits renseignements personnels ne seront pas consultés, détruits, modifiés ou divulgués malgré les protections mises en place.

Droits de la personne visée par les renseignements personnels

Conformément aux lois et règlements en vigueur en regard de la protection des renseignements personnels, si la société détient des renseignements personnels sur vous, vous avez des droits à l’égard de vos renseignements personnels. Afin d’exercer vos droits, référez-vous à la section « Nous joindre » pour connaitre les coordonnées du Responsable de la protection des renseignements personnels du Cabinet.

Conformément aux lois et règlements en vigueur, vous disposez des droits suivants :

• Accès : vous pouvez demander d’avoir accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous. Suite à la réception de votre demande d’accès aux renseignements, le responsable de la protection des renseignements personnels du bureau examinera les renseignements personnels détenus et vous fera parvenir une copie des renseignements détenus, sous réserve du droit applicable et du paiement de la somme demandée à ce titre ;
• Exactitude : les obligations légales en vigueur nous obligent à prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels que nous détenons sur vous sont exacts, complets et à jour ;
• Rectification : vous êtes en droit de demander à ce qu’un renseignement sur vous qui serait inexact ou incomplet soit rectifié.

Nous joindre

Toute question ou commentaire touchant la présente Politique, pour exercer vos droits face à vos renseignements personnels, pour déposer une demande d’accès à l’information, pour déposer une plainte, veuillez communiquer avec notre responsable à la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes

Responsable de la protection des renseignements personnels

3465, chemin Giard

Saint-Hyacinthe (Québec) J2T5J8

prp@visiongestion.com

Mise à jour de la Politique

Notre site web, son contenu, ainsi que la présente Politique pourront être modifiés dans l’avenir, sans préavis. Nous vous encourageons à y jeter un coup d’œil lors de vos visites sur le site web afin de demeurer à jour sur le traitement des renseignements personnels par le bureau.

La présente Politique a été mise à jour pour la dernière fois en août 2023.